Tamirhanede İş Emri Nasıl Açılır? 6 Adımda Doğru Akış

İş emri tamirhanenin defteridir. Müşteri kapıdan girdiği andan tahsilatın yapıldığı ana kadar her şeyin kaydı buraya işlenir. Eski usul: yarısı kâğıt, yarısı hatırda, sonu belirsiz. Yeni usul: 30 saniyede aç, fotoğraf ekle, parça düş, fatura çıkar — hepsi sistemde.

Bu yazıda iş emrini “doğru” açmak ne demek, hangi 6 adımdan oluşur, atölye sahibi neye dikkat etmeli — pratik bir rehber.

Adım 1: Müşteri + araç eşleştir

Müşteri ilk defa mı geliyor, yoksa kayıtlı mı? Kayıtlıysa plakadan saniyede bul. Yeni müşteriyse hemen ekle: ad, telefon, vergi no (faturalama için).

Aracı da aynı şekilde: plaka, marka, model, yıl, kilometre. Kilometre her seferinde güncellenmeli — bir sonraki bakım hatırlatması için kritik.

Test: Müşteri “geçen ay buradaydım” diyorsa sen 5 saniyede bunu doğrulayabilmelisin.

Adım 2: Şikâyeti yaz

Müşterinin söylediklerini kelimesi kelimesine yaz — kendi yorumunu sonraki satıra ekle.

Örnek:

• Müşteri: “Direksiyondan ses geliyor sağa dönerken.”
• Notum: “Muhtemelen rotil. Kontrol et.”

Bu ayrım önemli. Müşteri bir hafta sonra “ben rotil demedim” derse senin notunla onun ifadesi farklı saatlerde, yazılı.

Adım 3: İlk gözlem (fotoğraf!)

Araç içeri alındığında fotoğraf çek. Çiziği, küçük dövmeyi, gösterge ışıklarını. Tarih + saat damgalı dosyalar iş emrine eklensin.

Bir hafta sonra “atölyeden çizikle çıktı” iddiasında çözüm: ilk gün fotoğrafı.

Aynı zamanda fotoğraf müşteri ile WhatsApp’tan paylaşılınca “evet aynen böyle teslim ettim” doğrulaması da yapılıyor.

Adım 4: Hizmet kalemlerini ekle

Şimdi asıl iş: ne yapılacak?

• Hizmet: “Rotil değişimi (sağ)” — şablondan seç.
• Süre: 1.5 saat.
• İşçilik fiyatı: 850₺.

Hizmet şablonların hazır olmalı. Aynı işi her seferinde manuel yazmak hem yavaş hem fiyat tutarsızlığı kaynağı.

Adım 5: Parça kalemlerini ekle

İşçiliğin yanına kullanılacak parça(lar):

• Parça: “Rotil, Bosch, OEM 0986473004”
• Adet: 1.
• Fiyat: 1.250₺.

Parça eklendiği anda stoktan otomatik düşmeli. Sistemde “stoğa parça vardı / yoktu” karışıklığı olmamalı.

Adım 6: Müşteriye teklif gönder, onay al

İş emri açılır açılmaz toplam çıkıyor: işçilik + parça + KDV. Bunu WhatsApp’tan müşteriye gönder — PDF olarak, ya da link olarak.

Müşteri telefonundan onaylıyor (cevap yazıyor ya da link tıklıyor). Hem senin sistemde hem onun cebinde yazılı kayıt var. Bir ay sonra “ben 600 demiştim” tartışması yok.

İş emrinin hayatı: açıldıktan sonra

İş emri açıldıktan sonra durumlar değişir:

• Beklemede: Parça gelmesi bekleniyor.
• Devam ediyor: Usta çalışıyor.
• Test: Yapıldı, test ediliyor.
• Tamamlandı: Hazır, müşteri çağrılacak.
• Teslim edildi: Müşteri aldı, tahsilat yapıldı.

Her geçişte sistemde durum güncellenmeli. WhatsApp’tan otomatik bildirim gerekmez ama “müşteri kapıya geldiğinde nerede” sorusunun cevabı her zaman görünür olmalı.

Usta ataması: kim ne yaptı?

İş emrini açan ile yapan farklı olabilir. Atadığın usta sisteme yazılmalı. Ay sonu raporda “Ali ustadan 50 iş emri, Mehmet’ten 35” gibi performans tablosu çıkar.

Bu olmadan zam zamanı haksızlık ihtimali artar.

Tahsilat ve fatura

İş emri tamamlandığında:

• Müşteri tahsilatı yapar (nakit / kart / havale / kısmi).
• Bakiye varsa müşteri borç hanesine eklenir (veresiye).
• Fatura kesilir, PDF’i WhatsApp’tan gönderilir.

Veresiye kaldıysa müşteri kartında anlık bakiye olur. Ay sonu “kim ödedi kim kaldı” raporu otomatik çıkar.

Eski usul ile yeni usul: hız farkı

Defterde iş emri açmak ortalama 3-5 dakika sürüyor. Yazılımla 30 saniye-1 dakika. Günde 10 iş emri açtığında günde 30-40 dakika kazanıyorsun. Yıl içinde 100+ saat.

Garaj Defteri’nde iş emri akışı

Garaj Defteri’nde yukarıdaki 6 adım tek ekranda. Plaka yaz, müşteri seç, hizmet şablonu seç, parça ekle, WhatsApp’tan gönder. Usta ataması, durum geçişleri, fotoğraf eki, fatura — hepsi standart.

Tamirhane yönetim programı sayfasında ekran görüntüleri ve 14 günlük ücretsiz deneme açık.