Atölye Yönetim Programı Seçerken Nelere Dikkat Etmeli?

Atölye için yazılım seçmek, eli yağlı bir adamı zorlamamalı. Çünkü gün içinde 30 saniyen var: müşteri kapıda, telefon çalıyor, lift inecek, parça gelecek. Yazılım o 30 saniyeye girip işini hızlandırmalı, yavaşlatmamalı.

Aşağıdaki 7 madde sahadan geliyor — hem kendi atölyemizdeki hem onlarca atölyeyle yaptığımız konuşmaların özeti.

1. İş emri açma süresi

İlk gündeki en kritik metrik: müşteri geldikten sonra iş emri kaç saniyede açılıyor? Hedef 30 saniye. Plaka yaz, müşteri seç (ya da yarat), şikâyet gir, kaydet. Eğer yazılım her adımda yeni sayfa açıyor, dropdown’lar yüklenmiyor, mobilde input’lar küçücük görünüyorsa — günde 20 iş emri açtığında saatlerce kaybedersin.

Test et: Kayıt sırasında demo hesabıyla bir iş emri aç. Süre tut. 1 dakikadan uzunsa düşün.

2. Telefon-uyumluluk gerçek mi, sahte mi?

“Mobil uyumlu” çoğu yazılımın kullandığı bir reklam cümlesi. Gerçeği şu: ekranlar telefonda çalışıyor mu, eli yağlı parmakla dokunulabiliyor mu, kamera kaynaşıyor mu, bildirim düşüyor mu?

Pratik test: Telefonu çıkar, atölyenin lift altında, tek elle, parmaklarına yağ varken kullanmaya çalış. Çoğu yazılım burada elenir.

3. QR ile araç geçmişi

Bu Türkiye için yeni bir kavram. Aracın anahtarlığına yapışan bir QR; tarayan herkes (atölye sahibi, müşteri, başka usta) o aracın bütün servis kayıtlarını görür. “Geçen sefer ne yapmıştık” sorusu yok olur.

Bizim yaklaşımımız: QR sadece senin tek atölyeni göstermesin. Müşteri başka atölyede de servis aldıysa orası da görünsün. Plaka public veri zaten — kazanan müşterinin güveni oluyor.

4. Stok takibi — minimum 3 özellik

• Min stok uyarısı: bir parça eşiğin altına düştüğünde uyarı versin.
• QR sticker basımı: parçaya yapıştırıp telefonla okuyarak stoktan düşesin (sayma derdi yok).
• Hareket geçmişi: bir parça niye azaldı/arttı (iş emri, satın alma, transfer) — auditable.

Bu üçü olmayan stok modülü, kâğıt kalemden iyi değil.

5. e-Fatura entegrasyonu — zorunlu mu?

2024 itibariyle ciron bir eşiği aştığında zorunlu. Ama eşiği aşmasan bile e-Arşiv zaten var ve avantajlı. Sistemin GİB’e kendi entegrasyonu olmalı; sen sadece “Kes” demelisin. Üçüncü taraf yazılım arasında veri kopyalamak, KEP göndermek, manuel uuid takip etmek 21. yüzyıl işi değil.

İpucu: alıcı mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv — yazılım otomatik seçmeli. Senden sormamalı.

6. WhatsApp — kendi numaranla mı, yoksa platformun mu?

Platformun kendi numarası demek: müşteri seni değil yazılımı görür. Kendi numaranla göndermek ise: müşteri zaten tanıdığı bir numaradan tanıdığı atölyeden mesaj alır. Kendi numaran şart.

Garaj Defteri’nde her şablon (aracınız hazır, fiyat teklifi, takip linki) WhatsApp Web/uygulama üzerinden senin numarandan gider. Ek ücret yok, API yok.

7. Verin nerede duruyor?

KVKK için kritik: veri Türkiye’de mi tutuluyor? Yurt dışı sunucu, açıklama isteyen müşteri/devlet kurumu için risk. İdeali: Türkiye’de yerleşik sunucu, KVKK uyumlu işleyiş, hesabını silmek istediğinde 30 gün içinde tüm veri silinmiş olur.

Garaj Defteri Datacasa altyapısında çalışır — Türkiye’de, KVKK uyumlu.

---

Özet

Karar verirken sırayla bunlara bak: (1) iş emri açma hızı, (2) gerçek mobil uyumluluk, (3) QR araç geçmişi, (4) stok’ta 3 özellik, (5) e-Fatura entegrasyonu, (6) kendi numarandan WhatsApp, (7) verinin yeri.

Ücretsiz denemesi olmayan yazılımı düşünme bile. 14 gün kart bilgisi sorulmadan dene; eğer 30 saniyede iş emri açamıyorsan vazgeç.

Garaj Defteri’ni 14 gün ücretsiz dene →