Atölye Kasası ve Gelir-Gider Takibi: Esnaf için Sade Rehber

Atölye kasası ve gelir-gider takibi; her günün sonunda nakit/kart/havale girişlerini, gün içi yapılan harcamaları, alınan parça giderlerini ve veresiye hareketlerini tek bir yerde kaydederek ay sonunda net kazancı görme pratiğidir. Defter ya da hafızayla yapıldığında %30-40 yanılgıyla “geliyor” hissi olur ama yıl sonunda “bu sene az kâr ettim” sürprizi çıkar. Bu yazıda kasayı doğru tutmanın pratik yolunu anlatıyoruz.

Atölye kasasında temel hata: “ben aklımda tutuyorum”

Tek kişilik atölye sahibi de 20 kişilik servis sahibi de aynı kelimeyi söyler: “ben aklımda tutuyorum”. Pratikte:

• Gün içi cebe konan nakit unutulur
• Tedarikçiye verilen kapora harcanan kasa zannedilir
• Veresiyenin yarısı kaybolur
• Ay sonunda “ne kazandım?” sorusuna kabaca tahmin yapılır

Bu yanılgı ay sonu %20-40 fark yaratır. Bilgi olmadan kâr büyütülemez.

Sade kasa sistemi — 4 kalem

Sade bir kasa için yalnız 4 kalemi takip etmen yeterlidir:

1. Günlük gelir

• Nakit
• Kart
• Havale/EFT/IBAN
• Müşterinin avans olarak bıraktığı para

2. Günlük gider

• Tedarikçiden alınan parçanın peşin ödemesi
• Atölye sarf malzemesi (eldiven, temizleyici, paspas vs.)
• Elektrik/su/kira (aylık ama günlük tarihte)
• Çalışanlara verilen avans/yevmiye
• Yakıt (servis aracı için)
• Çay/yemek

3. Veresiye (alacak ve borç)

• Alacak: müşteri sana ne kadar borçlu, hangi iş için, kaç gündür
• Borç: tedarikçiye ne kadar borçlusun, son ödeme tarihi

4. Stok değeri

• Aydan aya stok değerin yükseldi mi düştü mü
• Stok satılırsa gerçek kâr (gelir - gider - stok değişimi)

Veresiye takibi — neden ayrı kategori

Çoğu küçük atölye sahibi veresiyeyi “gelir gibi” gösterir ama nakit eline geçmemiş gelir bir noktada kayba dönüşür. Doğru veresiye sistemi:

• Veresiye açıldığında “alacak” hesabına eklenir
• Müşteri ödediğinde alacaktan düşülür, kasaya eklenir
• 30 gün aşan veresiyeler kırmızı listede görünür
• 90 gün aşan veresiyeler tahsil edilemeyen olarak işaretlenir (gerekirse yasal yol)

Atölye sahibi her ay “alacak listesinin yaşı” raporunu görürse veresiye disiplini kuvvetlenir.

Tedarikçi cari hesabı

Atölye için ikinci kritik takip tedarikçi borçlarıdır:

• Hangi tedarikçiden ne aldın
• Toplam borç ne kadar
• Vade ne zaman dolar
• Ay sonunda toptancıya nakit/havale ne kadar gidecek

Bu görünmediğinde atölye sahibi “kasam dolu” sanıp aldığı parayı harcar — vade gününde tedarikçi parayı isteyince gerçek tablo ortaya çıkar.

Ay sonu kâr-zarar tablosu

Ay sonunda görmen gereken 5 sayı:

1. Brüt gelir = bu ay işten gelen toplam (nakit + kart + havale + ay içi tahsil edilen veresiye)
2. Parça maliyeti = bu ay tedarikçiye giden + stoktan kullanılan parçaların maliyeti
3. İşçilik gideri = ustaların yevmiyesi/maaşı + sigortası
4. Sabit giderler = kira + elektrik + su + internet + yazılım
5. Net kâr = brüt gelir - (2+3+4)

Tek bir yazılım üzerinde bu 5 sayıyı tek tıkla görmek atölye sahibinin gerçek karar verme aracıdır.

Garaj Defteri ile kasa takibi

Garaj Defteri’nde:

• Her iş emri kapandığında ödeme yöntemi seçilir (nakit/kart/havale/veresiye)
• Veresiyeler müşteri cari hesabına otomatik düşer
• Gider modülü ile günlük harcamalar (kira, elektrik, sarf vs.) girilir
• Tedarikçi cari hesabı alış faturasından otomatik beslenir
• Ay sonu özet panelde otomatik çıkar

Standart paketle tüm kasa + gelir-gider + veresiye + tedarikçi cari modülleri dahildir. Profesyonel pakette ayrıca e-Fatura ile çıkış belgesi otomatik üretilir.

Defterden dijitale 7 günde geçiş planı

• 1. Gün: bugünden itibaren her yeni iş için sistemde iş emri aç + ödeme yöntemini işaretle
• 2. Gün: bugünkü sabit giderleri (kira/elektrik) sisteme gir
• 3. Gün: tedarikçilerin listesini sisteme aktar (sadece isim + telefon yeterli)
• 4. Gün: aktif 10-15 veresiye müşterini sisteme gir
• 5. Gün: aktif tedarikçi borcunu sisteme gir
• 6. Gün: bu haftaki kasa raporunu sistemden bak
• 7. Gün: defterle sistem arasındaki farkı kontrol et, sistem yarısı düzeldiyse devam et

Sıkça sorulan sorular

Eski defteri sisteme aktarmam gerekir mi? Hayır. Geçmişi geçmiş kabul et, bugünden başla. 3 ay sonra eski defter zaten gereksizleşir.

Çek/senet takibi var mı? Çek için ayrı modül günümüzde Profesyonel paketin roadmap’inde; şu an çek “veresiye + tarih” olarak tutulabilir.

Bir günde 50 kalem hareket olur, bu uzun sürmez mi? İş emrinden gelen ödemeler otomatik kasaya işlenir. Manuel girilecek sadece atölye gideri (5-10 kalem/gün) ve veresiye/tahsilattır. Günlük 5 dakika yeterli.